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Perchè WhatsApp o Excel non sono idonei a seguire complessi progetti in cantiere

Indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di progetti di costruzione, una cosa è certa. Tutti i tuoi aggiornamenti in cantiere dovrebbero essere collegati al progetto in tempo reale assicurando che nessuna informazione venga persa o consegnata in ritardo. 

Quasi tutti noi abbiamo usato WhatsApp in un modo o nell’altro a un certo punto della nostra vita per comunicare con i nostri amici, familiari e persino colleghi. 

Ciò che rende WhatsApp così popolare è quanto sia facile scambiare messaggi e foto con le persone. Un utente può essere l’amministratore o il partecipante a un certo numero di gruppi WhatsApp e comunicare in modo diverso a seconda dei membri e dell’ambito di ciascun gruppo.

Ma useresti WhatsApp nei tuoi progetti di costruzione? Potrebbe funzionare? 

La risposta breve è no. Per quanto sia semplice, WhatsApp non è sufficiente per gestire progetti di costruzione complessi. E ora ti spieghiamo il perchè:

1. WhatsApp non è un’app pensata per il settore delle costruzioni. Strumenti come WhatsApp ed Excel potrebbero essere ottimi per altre circostanze, ma non possono offrirti una vista completa delle attività e dei problemi riscontrati nei tuoi cantieri. Più analiticamente:

  • Questi applicativi non forniscono una visione “in tempo reale” condivisa con specifici utenti che non possono interagire a seconda del loro ruolo, 
  • I dati condivisi attraverso WhatsApp o Excel non sono connessi tra di loro. Questo rende difficile per chi li legge capire di cosa si sta parlando, quali operazioni sono in corso, cosa verrà dopo e chi è il responsabile di determinati documenti. 
  • Le informazioni sono disperse su molte piattaforme che ostacolano il processo di reporting.

Diventa subito chiaro che l’uso di strumenti sbagliati può davvero avere un impatto sulla pianificazione del tuo cantiere. Le squadre di lavoro, i tecnici e gli altri collaboratori non avranno informazioni in tempo reale del progetto e non ci sarà chiarezza sulle responsabilità con la conseguenza che verrà rallentato il processo decisionale.

2. Non si può accertare la verità dei fatti tramite Whatsapp

I project manager trascorrono quasi il 40% del loro tempo a trascrivere gli aggiornamenti o creare report infiniti. Ma non dovrebbe essere così.

Non c’è motivo per i team di progetto di rimanere intrappolati in riunioni che richiedono molto più tempo del necessario solo perché molti dei partecipanti non hanno visibilità su ciò che sta accadendo sul cantiere. Questo genera solo ancora più sfiducia tra i diversi team e alimenta la “cultura della colpa” lungo tutta la catena di approvvigionamento. Questa è l’ultima cosa che vorrebbe un Project Manager. 

Ed è per questo che la prossima volta che inizi a pensare alla tua pianificazione di progetto devi prenderti un momento e vedere se potresti dedicare meno tempo ai tuoi compiti amministrativi stabilendo un’unica fonte di informazioni attendibili e costantemente aggiornata. Non importa quanto siano diffusi strumenti come WhatsApp o Excel, non possono aiutarti in questo settore.

3. La standardizzazione

L’80% del processo è sempre lo stesso. Quindi standardizzare il modo in cui progetti, collabori e alla fine costruisci è un’opzione valida. 

Per raggiungere questo obiettivo, hai bisogno di uno strumento specifico per la costruzione che ti aiuti a gestire una grande quantità di dati storici in modo da poter identificare gradualmente il modello di sviluppo dei tuoi progetti e mettere insieme un piano d’azione efficace.

Questo è un processo molto delicato che un’app come WhatsApp non è in grado di supportare. La ragione è, ovviamente, l’assenza di un’unica fonte in cui le informazioni possano essere facilmente collegate a compiti specifici da assegnare.

4. I tuoi progetti possono essere contestati

La documentazione nei progetti edili è fondamentale. In qualità di Project Manager, dovresti essere in grado di recuperare informazioni critiche in qualsiasi momento in modo da poter rispondere in modo efficiente alle possibili contestazioni. Strumenti come WhatsApp ed Excel non sono studiati per la conservazione dei documenti di un cantiere. 

Al contrario, facendo affidamento su una soluzione digitale pensata per il settore delle costruzioni (ad es. myAEDES) puoi creare progetti a prova di reclami e ottenere i seguenti vantaggi:

  • Pieno allineamento tra il Project Manager e il caposquadra del cantiere
  • Recupero istantaneo delle informazioni senza annegare nelle attività di amministrazione
  • Comunicazione in tempo reale tra tutti gli attori del progetto
  • Maggiore responsabilità e sicurezza sugli autori degli aggiornamenti documentali

5. Nessuna connessione delle informazioni al progetto

Indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di progetti di costruzione, una cosa è certa. Tutti i tuoi strumenti dovrebbero essere collegati al progetto in tempo reale assicurando che nessuna informazione venga persa o consegnata in ritardo.

WhatsApp potrebbe essere un ottimo strumento per fornire le tue informazioni in tempo reale, ma c’è un problema enorme. I dati che condividi tramite WhatsApp (o Excel, e-mail, ecc.) non sono collegati né al progetto di esecuzione di 3-6 settimane né al piano generale.

Quel piccolo ma cruciale dettaglio rende impossibile sia per te, come Project Manager, sia per il tuo team valutare l’importanza di un aggiornamento nel momento in cui lo ricevi. E questo è qualcosa che solo un’app pensata per le costruzioni può offrirti.

Sempre più direttori dei lavori e project manager stanno utilizzando un gestionale come myAEDES per produrre, conservare in sicurezza e recuperare la documentazione, i verbali, il giornale dei lavori di un singolo giorno o di un periodo più ampio. Tutto viene salvato in cloud ed è accessibile da qualsiasi dispositivo come smartphone, tablet, PC o MAC. Il software garantisce l’autenticità e la sicurezza dei dati, salvando i dati sul Cloud, in modo che ogni informazione sia immediatamente disponibile alle figure interessate (D.L., R.U.P., C.S.E.).

Per utilizzarla vi basterà scaricarla premendo qui https://www.onelink.to/myaedes

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