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Project Management: WBS e calcolo delle tempistiche. Parte 1 di 2

Se nella vita di tutti i giorni ci occupiamo di cantieri, allora pianificare un progetto rappresenta le fondamenta su cui costruire. In questo articolo andremo ad analizzare in punti, i principi fondamentali del project management utili a rinfrescare la memoria di chi ha esperienza come di chi deve iniziare. In questo articolo andremo ad introdurre le tematiche relative alla pianificazione, le WBS e il calcolo delle tempistiche. 

Basi della pianificazione

La figura principale nello sviluppo di un progetto è il Project Manager, che è il responsabile formale del progetto e deve garantire che il risultato finale sia realizzato in coerenza con i costi, i tempi e la qualità definiti inizialmente.

Cosa fa il Project Manager

  • Portare a termine il progetto rientrando nei costi;
  • comunicare ai superiori i problemi e le eventuali difficoltà riscontrate;
  • chiudere il progetto quando gli obiettivi stabiliti non possono essere raggiunti;
  • evidenziare le eventuali variazioni di programma;
  • spiegare gli effetti di scelte alternative;
  • assicurare la coerenza dei risultati rispetto agli obiettivi inziali.

Le componenti di sistema del Project Management

Un sistema di project management si compone dell’apparato organizzativo, di quello tecnico e di quello informatico con la finalità di produrre un POP (Piano Operativo del Progetto).

Il Piano Operativo del Progetto

Il POP spiega come realizzare gli obiettivi del progetto, in funzione delle risorse disponibili per tempo, quantità e tipologia.

Le fasi del Project Management sono tre :

  • Pianificazione, planning, consistente nel suddividere il progetto in attività e nel definirne i legami, le durate e le risorse.
  • Nella pianificazione vengono individuate le responsabilità del progetto, i prodotti e servizi necessari e le relazioni tra le attività. In questa fase vengono in aiuto le WBS Work Breakdown Structure (struttura analitica di ogni attività), le matrici compiti responsabilità e le rappresentazioni Gantt.

Programmazione, scheduling, consistente nella costruzione di una mappa temporale che riporti l’inizio e la fine di ogni attività e le relazioni di dipendenza tra le attività, mettendo in evidenza le attività critiche.

Controllo, controlling, consistente nel seguire l’avanzamento del progetto ed eventualmente apportare modifiche.

Le WBS

Ciascun elemento della wbs è identificato da una descrizione e da un codice attività strutturato in livelli (non oltre i 4-5 livelli). L’ultimo livello work package è programmabile nei tempi, costi, risorse, limitato nel tempo e facente riferimento a un solo responsabile
Le wbs possono essere definite secondo:

  • obiettivi;
  • ciclo di vita;
  • localizzazione;
  • processo.

I punti di verifica intermedi prendono il nome di milestone.

Definizione delle matrici responsabilità (RAM – Responsibility Assignment Matrix)

La matrice RAM è definita dall’incrocio di una struttura organizzativa OBS con una WBS e ha la finalità di allocare le persone assegnando responsabilità e compiti. Nella sua intersezione è utile indicare il tipo di persona a cui è delegata una persona o un’unità organizzativa

Strumenti di programmazione

Le attività di schedulazione delle singole WP è supportata da strumenti quali il Diagramma di Gantt (riportante le attività e i tempi necessari), il Critical Path Method CPM (tecnica impiegata per individuare, nell’ambito di un diagramma a rete tipo PERT la sequenza di attività più critica, cioè con la massima durata per la realizzazione di un progetto) e la Program Evaluation and Review Technique PERT (tutte le attività della WBS sono visualizzate in sequenza logica in un network, reticolo).

Calcolo delle tempistiche

Nel calcolo delle tempistico è doveroso definire il percorso critico ovvero la serie di attività per le quali un ritardo o un anticipo non può essere compensato con le attività successive, comportando, pertanto, una variazione certa della data finale dell’intero progetto. Le sequenze logiche delle attività (Finish to Start, Start to Finish, Start to Start, Finish to Finish, sono i 4 vincoli logici di precedenza. Dopo aver definito la successione logica delle attività

Oltre a definire la durata (in ore, giorni, settimane, mesi o anni), vanno identificate le milestones (che per definizione hanno durata nulla). Concludiamo questa prima parte introducendo le sigle che definiscono le date del progetto:

BASI DELLA PROGRAMMAZIONE E PIANIFICAZIONE

La data di inizio progetto, EST = Early Start Time;
la data di calendario alla quale può iniziare al più presto l’attività, ES, Early Start Date;
la data di calendario alla quale si può completare al più presto l’attività, EF, Early Finish Date;
la data massima di inizio, LS = Late Start Date, rappresenta la data di calendario alla quale deve iniziare al più tardi l’attività per non compromettere il tempo totale di fine progetto;
la data massima di fine, LF = Late Finish Date, rappresenta la data di calendario alla quale si deve completare al più tardi l’attività.

Rispetto delle tempistiche (tools digitali)

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