Una fase delicata in ottica di pianificazione è sicuramente quella relativa al budget di progetto. In questa seconda parte andremo a esaminare quali sono le tecniche di project management da utilizzare, i ruoli e le responsabilità degli attori coinvolti.
Attraverso il budget di progetto, si vanno ad assegnare risorse economiche del progetto ai singoli fattori produttivi (risorse umane, materiali di consumo, consulenze esterne, prestazioni).
La fase di controllo
Il controllo degli stati di avanzamento lavori è cruciale e si basa sulla verifica del corretto svolgimento di ogni operazione e sulle previsioni dei tempi di conclusione al fine di individuare le criticità e di intervenire tempestivamente.
Per quanto riguarda i tempi in fase di programmazione va valutato in anticipo e riportato in un programma. Durante le fasi di controllo, il tempo richiesto va confrontato con il tempo previsto.
I costi in fase di programmazione devono riguardare ogni singolo aspetto affinché in fase di controllo si possa confrontare il costo effettivo con il budget di progetto.
Durante la programmazione il prodotto va descritto nei dettagli, affinché in fase di controllo sia possibile confrontare la qualità realizzata con quella programmata.
Le attività di reporting
Per tenere il più possibile allineati gli obiettivi di tempo, di costo e di qualità è indispensabile selezionare alcuni indicatori sintetici che, in modo analitico, possano dare un riscontro immediato sull’andamento. Le informazioni di cantiere sempre più spesso vengono digitalizzate sin dalla fase del sopralluogo. Mediante l’app myAEDES è possibile inserire foto e descrizioni che spiegano la qualità degli interventi. Attraverso il programma di contabilità di cantiere integrato è altresì possibile aggiornare le singole lavorazioni quotidiane (macchinari, produzioni, attrezzature, personale) e ottenere uno Stato Avanzamento Lavori immediato. Scaricalo qui https://www.onelink.to/myaedes
Plan, Do, Check, Act
Attraverso la pianificazione, l’azione, il controllo e le azioni a correzione si stabilisce una metodologia utile per affrontare i problemi e risolverli ed è alla base del miglioramento continuo. Il meticoloso svolgimento di queste precise attività è demandato al Project Quality Manager PQM, che interviene nelle fasi di pianificazione (analisi dei costi – benefici), assicurazione (audit di qualità) e controllo (tramite ispezioni e campionamenti statistici).
Le mansioni attribuite a un Project manager in tema di qualità sono:
- Creare un Piano di Gestione della Qualità
- Determinare i requisiti del cliente per la qualità
- Eseguire il Controllo della Qualità Quality Control
- Eseguire l’Assicurazione della Qualità Quality Assurance
- Aggiornare e Monitorare il Piano Gestione della Qualità
La qualità è un costo
Per capire questo concetto bisogna considerare il fattore tempo. Occorre tempo per revisionare le specifiche e questo tempo può riguardare più professionisti. Occorre del tempo per strutturare un piano di gestione della qualità e infine occorre altro tempo per ottenere l’approvazione del cliente che potrebbe confermare subito il lavoro fatto o chiedere delle revisioni.
Per misurare i costi – benefici della qualità si usano dei testing per la valutazione dei requisiti degli standar di di qualità, delle ispezioni (audit) tenendo conto gli eventuali gruppi di quality control (unità operative specializzate in specifici tipi di controllo) e vengono stabilite delle metriche per le misurazioni alla base dei monitoraggi dello stato di un processo.
I rifacimenti
Le revisioni o i rifacimenti sono una diretta conseguenza di uno scarso impiego dei processi di qualità. L’errore va scoperto prima possibile nel ciclo di vita del progetto: se non lo si trova l’errore prima della fase di test, è necessario rifare il lavoro di tutto il ciclo di vita. Anche in questa fase il Project Manager interviene nell’identificazione del problema o del sintomo, ne identifica la causa scatenante, ne determina le possibili alternative, struttura un mini piano per affrontare il problema, conferma la definitiva risoluzione del problema.
Un prodotto o servizio offerto possono difettare per cause speciali (malfunzionamenti inaspettati), o cause comuni (errori sistematici non percepiti dagli utenti). Le prime possono essere controllate e gestite mediante un processo di controllo statico.
Il rischio zero non esiste
Ogni progetto porta con sé una certa quantità e tipologia di rischi dovuti a incertezza (bisogni del cliente non compresi, bassa conoscenza delle tecnologie in uso, concorrenza, risorse scarse). In ognuno di questi casi l’approccio risolutivo può essere di tipo reattivo (gestione della crisi in corso) o proattivo (valutazione in fase di pianificazione degli elementi che tendenzialmente possono ridurre l’insorgenza dei rischi). Quest’ultimo è l’approccio preferito anche se bisogna preventivare un costo maggiore in termini di tempo e risorse economiche. Le attività di contenimento dei rischi sono una disciplina rientrante nella definizione di Project Risk Management.
In questa fase è fondamentale catalogare mediante registro tutte le tipologie di rischio, descriverle, definire il possibile impatto sul progetto e le possibili cause, prevedere la prossimità temporale, la gravità del rischio e chi dovrà gestirlo.
Le risorse umane: gestione e team working
Un Project Manager ha a che fare non solo con risorse inanimate, ma anche con risorse umane, persone che in qualità di collaboratori, operai o stakeholders a qualsiasi titolo. Tutte figure con le quali bisognerà instaurare una comunicazione di progetto efficace e con le quali dovrà relazionarsi nelle fasi di controllo. Come ogni relazione andranno risolti i conflitti che secondo Thaimhain e Wilemon (1973), potranno: attenuarsi o andare incontro a un rinuncia, ricercati dei compromessi o risolti tramite imposizione.
Il gruppo persegue risultati migliori del singolo
Il team working si fonda sulla teoria per cui in gruppo i risultati ottenuti sono migliori rispetto al singolo. I fattori costitutivi di un gruppo sono la condivisione degli obiettivi e dei metodi, l’assegnazione di ruoli e la definizione di una leadership in grado di mantenere un clima cordiale e costruttivo. In un gruppo vengono a ritrovarsi professionisti divisi per competenze, capacità e comportamenti.
I soggetti coinvolti nel processo di comunicazione di un progetto sono:
- Project manager, responsabile obiettivo pianificazione-reporting;
- Programme board, comitato di coordinamento in aziende grandi dimensioni;
- Project management office, in aziende di grandi dimensioni e in situazioni di multiprogetto;
- Membri del team;
- Consulenti, esterni/esterni;
- Stakeholder, gruppo i cui interessi possono subire conseguenze dall’esecuzione/completamento dello stesso;
- Sponsor o senior manager, sostenitore del progetto nell’interesse dell’azienda (lo sponsor non è il project manager, in quanto focalizzato allo sviluppo del business dell’impresa);
- Committente e utilizzatori finali.
La comunicazione di vari soggetti su un’unica piattaforma
Poter trasferire un messaggio e aspettarsi che lo stesso venga recepito e compreso come previsto è un’operazione non banale che tutt’oggi rappresenta una sfida specie in un ambiente di lavoro come un cantiere. Fino a pochi anni fa, ogni comunicazione, quando scritta, necessitava di essere stampata e notificata materialmente su carta tramite firma o sigla del ricevente.
In moltissimi cantieri è tutt’oggi questo il modo per scambiarsi informazioni ufficiali sull’andamento dei lavori. Per fortuna la tecnologia è in grado di ridurre tempi e costi di questa attività oltre che i rischi dovuti al mezzo cartaceo e alla comprensione della scrittura a mano.
Con myAEDES, ogni attore coinvolto nei lavori può seguire lo stato di avanzamento, grazie a documenti PDF con descrizioni e tabelle ben impaginate. Ogni qualvolta il documento viene aggiornato, tutti i collaboratori inseriti in un progetto condiviso, ricevo in tempo reale una notifica che permette di non dover più utilizzare il mezzo cartaceo.
L’app è stata pensata per chi lavora su uno o più cantieri, in modo da poter gestire contemporaneamente più documenti e più comunicazioni con il personale.
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